La división en funciones departamentales está generalizada en las empresas y organizaciones de todo tipo, y así lo reflejan sus organigramas.

Una función departamental es un conglomerado de tareas cuyo común denominador es un conocimiento especializado. Resuelven problemas específicos y proveen, desde la perspectiva de la alta dirección, un producto intermedio muy procesado. Cada una tiene un diseño particular que la hace ser una experta en un ámbito concreto de interacción con el mundo; las tareas de una misma función departamental comparten paradigmas y lenguajes que son diferentes a los de las tareas de otro ámbito de conocimiento.

Esto es una condición necesaria para realizar las tareas eficientemente, es el principio de división del trabajo, tanto del manual como del profesional. La idea mecanicista de un único dispositivo de uso general es, por cierto, inviable. Las computadoras, por ejemplo, requieren de varios paquetes de software especializados distintos para ser eficientes; un único software de uso general, en el que todo interactúa con todo, sería desesperadamente lento y por lo tanto inútil. No todo tiene que interactuar con todo, de lo contrario se abre la puerta a una infinidad de interacciones que son irrelevantes para el propósito de la organización.

La división por departamentos permite también evitar a los entrometidos ignorantes. La función especializada no requiere de la opinión de las demás funciones en lo referente a sus tareas específicas y al producto intermedio que procesa, generalmente basadas en modelos y algoritmos propios de su ámbito e independientes del resto del mundo así como también en abundante conocimiento tácito. Se mueve en una sola dimensión contribuyendo al producto o decisión final pero no completándolo; sus productos son intermedios.

Las funciones especializadas conforman el núcleo duro de las empresas y organizaciones, aquel que contiene el conocimiento a priori necesario, aunque no suficiente, para que logren sus propósitos en la interacción con un entorno desmesuradamente complejo. El complemento de este conocimiento a priori es el conocimiento a posteriori o contingente, aquel que le permite a las organizaciones flexibles adaptarse a las variaciones más inmediatas de su entorno.

El organigrama es la representación gráfica típica del conjunto de las funciones departamentales. Su característica central es la especialización, un potente reductor de variedad. El organigrama, además de reflejar las funciones departamentales, asigna responsabilidades definidas a los individuos y estructura el control. Esto es de fundamental importancia a la luz de los aspectos negativos que caracterizan a la naturaleza humana. A decir de Steven Pinker, “el nosotros es un producto imperfecto de la evolución, limitado en conocimiento y sabiduría, tentado por el poder y el estatus, y cegado por el autoengaño y la ilusión de superioridad moral” .

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